Ihr Posteingang sortiert sich selbst.
Für Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien. Belege, Kontoauszüge und Schreiben werden erkannt, nach Ihrem Schema benannt und in der richtigen Akte abgelegt. Ihr Team prüft nur noch, was die KI nicht sicher zuordnen kann.
Schriftlich per E-Mail, ohne Verkaufsgespräch.
Beispiel mit erfundenen Daten. Schema und Ordner bestimmen Sie.
Was kostet Ihr Posteingang heute?
Schieben Sie die Regler auf Ihre eigenen Werte. Die Rechnung läuft nur in Ihrem Browser. Es wird nichts gespeichert oder gesendet.
Gerechnet mit 21 Arbeitstagen im Monat. Die Startwerte sind Beispiele.
Das ist die Routine, die die Automatisierung übernehmen soll. Wie viel davon in Ihrer Kanzlei tatsächlich wegfällt, zeigt die Ersteinschätzung.
Ersteinschätzung mit diesen Zahlen anfragenDie fünf Handgriffe pro Dokument übernimmt die Automatisierung
Benennungsschema und Ordnerstruktur legen Sie fest. Die Automatisierung setzt Ihre Ordnung fort.
Heute, bei jedem Dokument von Hand
- E-Mail öffnen
- Anhang lesen
- Mandant oder Aktenzeichen suchen
- Datei umbenennen
- In den richtigen Ordner verschieben
Mit Dokumentflux, automatisch
- Dokumentart und Absender erkennen
- Mandat oder Akte zuordnen
- Nach Ihrem Schema benennen
- Im richtigen Ordner ablegen
- Jeden Schritt protokollieren
Prüfordner: Ist die Zuordnung unsicher, landet das Dokument dort. Ihr Team entscheidet.
Berufsrecht und Datenschutz sind von Anfang an geregelt
Mandantendaten fallen unter das Berufsgeheimnis. Deshalb liegt jedes Projekt auf einem vollständigen Vertragspaket.
- Auftragsverarbeitungsvertragnach Art. 28 DSGVO, mit Liste aller eingesetzten Dienstleister
- Verschwiegenheitsverpflichtungnach § 203 StGB und § 62a StBerG
- TOM-Dokumentationtechnische und organisatorische Maßnahmen
- Transfer-Folgenabschätzungfür Dienstleister außerhalb der EU
- Datenschutz-Folgenabschätzungin Kurzform
Auf Wunsch erhalten Sie die Unterlagen vorab zur Prüfung.
- Ihre Infrastruktur zuerst
- Die Automatisierung wird möglichst in Ihren vorhandenen Systemen eingerichtet, etwa in Ihrem E-Mail-Postfach und Ihrer Cloud- oder Dateiablage.
- Geschäftliche KI-Zugänge
- Texterkennung und Zuordnung laufen über geschäftliche API-Zugänge statt über Verbraucher-Chatdienste. Standard ist ein europäischer KI-Anbieter.
- Im Zweifel entscheidet ein Mensch
- Was die KI nicht sicher zuordnen kann, legt sie Ihrem Team im Prüfordner vor.
Mandantendaten gehören laut Bundessteuerberaterkammer grundsätzlich nicht in öffentlich zugängliche KI-Dienste, solange keine ausreichende vertragliche Absicherung besteht.
Was die Automatisierung bewusst nicht übernimmt
- Keine Beratung. Die steuerliche und rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
- Keine Fristenführung. Fristen erfassen und überwachen Sie weiter in Ihrer Kanzleisoftware.
- Keine Entscheidung bei Unsicherheit. Unklare Dokumente gehen in den Prüfordner.
Sie übernimmt die Routinearbeit beim Erkennen, Benennen und Ablegen.
So beginnt die Zusammenarbeit
Alles läuft remote und schriftlich. Einen Videotermin gibt es, wenn Sie ihn wünschen.
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Ersteinschätzung
Sie beschreiben per E-Mail kurz Ihren Posteingang und erhalten eine schriftliche Einschätzung, ohne Verkaufsgespräch.
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Analyse
Wir sehen uns Ihre E-Mail- und Ablageprozesse an und legen gemeinsam Benennungsschema, Ordnerstruktur und Prüfregeln fest.
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Test mit einem Postfach
Ein Postfach wird automatisiert. So sehen Sie die Verarbeitung an Ihren eigenen Abläufen.
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Ergebnis und Empfehlung
Sie erhalten eine Auswertung und eine Empfehlung für die weitere Umsetzung. Danach entscheiden Sie.
Sie starten mit einem einzigen Postfach. Erst nach dem Test entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns, Sie erhalten eine schriftliche Antwort.
Frage per E-Mail stellenMuss meine Kanzlei dafür die Software wechseln?
Nein. Die Automatisierung wird möglichst in Ihren vorhandenen Systemen eingerichtet, also in Ihrem E-Mail-Postfach und Ihrer Cloud- oder Dateiablage.
Funktioniert das mit DATEV, RA-MICRO oder Advoware?
Die Automatisierung arbeitet mit Ihrem Postfach und Ihrer Dateiablage. Eine direkte Anbindung an Kanzleisoftware gehört derzeit nicht zum Standard. Ob sie in Ihrem Fall möglich ist, prüfen wir in der Ersteinschätzung.
Ist das mit dem Berufsgeheimnis vereinbar?
Vor jedem Projekt schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und § 62a StBerG. Dazu kommen TOM-Dokumentation, Transfer-Folgenabschätzung und eine Datenschutz-Folgenabschätzung in Kurzform.
Mit diesen Unterlagen dokumentieren Sie die sorgfältige Auswahl des Dienstleisters. Die berufsrechtliche Verantwortung für den Einsatz bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Welche KI wird eingesetzt?
Standard ist ein europäischer KI-Anbieter, angebunden über einen geschäftlichen API-Zugang statt eines Verbraucher-Chatdienstes. Jeder eingesetzte Dienstleister steht im Auftragsverarbeitungsvertrag, sodass Sie vorab sehen, wer beteiligt ist.
Was passiert, wenn die KI sich irrt?
Ist die KI unsicher, landet das Dokument im Prüfordner, und Ihr Team entscheidet. Jeder Schritt wird protokolliert, sodass sich jede Ablage nachvollziehen und korrigieren lässt. Deshalb wird die Verarbeitung vor dem Regelbetrieb an einem Postfach getestet.
Wie viel Aufwand hat mein Team?
Zu Beginn stellen Sie die nötigen Zugänge bereit und legen mit uns Benennungsschema, Ordnerstruktur und Prüfregeln fest. Im laufenden Betrieb sichtet Ihr Team den Prüfordner.
Was kostet das?
Nach der Ersteinschätzung erhalten Sie ein Festpreisangebot für die Einrichtung. Der Einstieg läuft über einen Test mit einem Postfach. Danach entscheiden Sie über die weitere Umsetzung.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Das hängt von der Zahl der Postfächer und Ihrer Ablage ab. Einen konkreten Zeitplan erhalten Sie zusammen mit dem Angebot.
Was passiert, wenn wir aufhören wollen?
Liegt die Ablage wie vorgesehen in Ihren eigenen Systemen, bleiben alle Dokumente dort, auch wenn Sie die Automatisierung beenden.
Müssen wir dafür telefonieren?
Nein. Die Abstimmung läuft schriftlich per E-Mail. Einen Videotermin gibt es, wenn Sie ihn wünschen.
Wer ist mein Ansprechpartner?
Thomas Merk. Sie haben von der Ersteinschätzung bis zum laufenden Betrieb denselben Ansprechpartner.
Kostenlose Ersteinschätzung für Ihren Posteingang
Schreiben Sie uns kurz, wie Ihr Posteingang heute aussieht.
Sie schicken uns
- ungefähre Zahl der Dokumente und E-Mails pro Tag
- Ihre Kanzleisoftware, etwa DATEV, RA-MICRO oder Advoware
- wo Ihre Ablage heute liegt
Sie erhalten zurück
- welche Ihrer Dokumenttypen sich automatisieren lassen
- wie die Einrichtung in Ihren Systemen aussehen würde
- welche Vertragsunterlagen dazugehören
- einen Vorschlag für den Test mit einem Postfach
Bitte senden Sie in der ersten E-Mail keine Mandantendaten.